هدف از سامان‌دهی فیزیکی و الکترونیکی (اسکن اسناد) و به‌روزرسانی اسناد دستیابی به موارد ذیل است:
– ایجاد سهولت در آرشیو، طبقه‌بندی و دسترسی به اسناد
– کاهش حجم بایگانی و امکان ذخیره الکترونیکی اسناد
– بالا بردن ایمنی اسناد در مقابل حوادث طبیعی و غیرطبیعی
– حذف عملیات تکراری و غیرضروری در آرشیو نمودن اسناد
– از بین رفتن مخاطرات ناشی از جابجایی اسناد و جلوگیری از گم شدن و بروز آسیبهای فیزیکی احتمالی
– فراهم آوردن امکان انواع جستجو بر روی متن اسناد ، فیلدهای اطلاعاتی و ساختار طبقه بندی اسناد
– دسترسی به اطلاعات به‌روز شده با سرعت و سهولت از طریق بستر شبکه داخلی شرکت و یا درصورت تمایل از طریق سرویس دهنده وب با امکان تعریف سطوح مختلف امنیتی
– امکان کنترل و نظارت مدیریت بر نحوه بایگانی و نحوه دسترسی کاربران مختلف به اسناد فنی
– امکان تبادل اسناد به‌صورت الکترونیکی جهت افزایش سرعت دسترسی، سهولت در تکثیر با حفظ ایمنی و رعایت حدود دسترسی
– افزایش کارایی مدیران در بررسی گزارش‌ها و تصمیم‌گیری‌های مقتضی بر اساس اطلاعات دسته‌بندی شده و به‌روز
دیدگاه خود را بنویسید